出席狀況常是活動主辦人挺困擾的事，尤其與場地、分享者或餐點之間有基本量或預約時，拿捏之間真是種智慧與經驗的大考驗。
出席率要高最重要的當然還是活動本身的品質、吸引力，以及主辦單位所散發出來對於活動重視程度的訊息，讓報名者不出席會扼腕，那缺席肯定就少囉！
其他的一些就是防範的方式～
其一：先收費。若是報名系統與金流接得好，這不失為一個很好的方法。若是要一筆一筆核對，可就要三思人力與時間成本，更別提要退費等等的問題。當然也有些活動註明無故未到不退費，只是在消費者意識高漲的台灣，要處理的客訴問題不得不慎！
報名到出席當天的行政作業處理得當，將會提高整體出席率。不論是報名確認信函、報到通知（電郵、簡訊或傳真等），若是人力足夠再打電話確認更好（我個人是很少再打電話啦！）。
主辦單位的客戶資料管理更是重要的一環，在台灣說大不大說小不小，但常常在外面參加活動的人，有很多機會是重複性的。經常遲到、早退、放鴿子的人大部份也是有“習慣性“的，對於這些“問題“名單，進行例外管理特別注意，能夠有效抑止這種歪風地蔓延。
慎選活動合作單位。合作單位對於活動形象有很大的影響，若此單位也負責宣傳更要小心謹慎，要了解其宣傳管道與報名者狀況。往往初次配合的單位，出席率可能不是很好，得要一些時間磨合。
至於有些主辦單位習慣“超賣“來解決這個問題，也是可以啦！只是對我而言，掌握精準的出席資料是有助於活動品質、安排暗椿或之類的事呢！
原文發表於：沛盛資訊 電子郵件行銷月刊
圖文：陳瓊華(Robin Chen) ～分享‧自由‧生活家～
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