【人脈系列】利用Outlook 幫你找「貴人」

如何利用Outlook尋找「貴人」?可依下列五步驟逐一實行:


1.與人交換完名片後,第一件事就是要將可望成為「貴人」的資料用Outlook建檔,Outlook聯絡人項目並提供了分類功能,以便日後可用類別能快速找到這位「貴人」。


2.建完聯絡人資料後,不定時發封信給「貴人」,同時利用行事曆跟這位「貴人」約定會面的時間或是製造見面機會,Outlook的行事曆會提供約會性質的顏色標籤;與「貴人」約定好時間後,準時赴約是給對方很重要的印象之一,因此利用Outlook行事曆的提醒功能,可以讓系統在約會前一小時、半小時或15分鐘提醒使用者。


3.跟「貴人」見面時,若是「貴人」交付了一些工作任務或是以一小型合作案進行測試時,使用者此時宜利用Out-look的工作指派功能,指派工作給小組成員或是親朋好友,成員在收到指令後,迅速將工作完成,並且將工作的更新狀態寫在行事曆上,使用者可以清楚的掌握工作進度,並且順利完成與「貴人」合作的任務。


4.有了第一次愉快的合作經驗,與「貴人」之間常常利用e-mail來傳達訊息,為了在第一時間回覆「貴人」的來信,可利用Outlook的郵件規則精靈,設定只要寄件者是這位「貴人」的來信,就以重要信件處理,並且會自動、立即的通知使用者;另在收件夾建立一個「貴人」的子收件夾,只要「貴人」來信,Outlook會自動將郵件轉到「貴人資料夾」,並且顯示提醒訊息,同時也可以在第一時間回覆「貴人」的每一封電子郵件。


5.交往一段時間之後,慢慢的與「貴人」建立了私人關係,知道「貴人」的家人、小孩及其生日,並將這些資料全數建到聯絡人上,同時設定「貴人」的家人生日到時,提醒送卡片或買禮物,讓「貴人」感到窩心,如此便可將這位「貴人」存入自己的人脈金庫。

【2006/07/26 民生報】

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